档案部门要努力为民营企业发展搞好服务

庆阳市档案馆副研究馆员  王晓灵

　　内容提要：文章从民营经济、民营企业档案的重大意义入手，着重分析了档案部门服务滞后不能适应民营企业发展需要的基本现状，归纳提出了三各方面的表现：角色尚未转换、指导方法不够灵活、人员素质有待提高。本文重点提出了促进民营企业档案工作的思路和措施：强化学习宣传，创新档案服务意识；加强档案建设，创新档案服务内容；坚持分类指导，创新档案服务方式，坚持依法管理，创新档案管理机制。
　　关键词：档案部门   为民营企业  服务

　　支持包括民营企业在内的多种所有制经济共同发展，是我国社会主义初级阶段需要长期坚持的一项基本经济制度。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，随着国有企业改革的深入推进，民营经济作为社会主义市场经济的重要组成部分，以其与生俱来的体制和机制优势加快发展，显示出强大的生命力和适应性，已成为最具成长性、最有特色的经济增长部分，成为推进工业化、产业化、城镇化的主力军，在促进经济增长、增加财政收入、搞活商品流通、增加就业、促进社会稳定等方面，发挥了不可替代的作用。经济建设发展到哪里，档案工作就应延伸服务到哪里。档案部门如何适应民营经济快速发展的新形势，为民营企业发展提供服务，是摆在我们面前的一项重要任务。
　　民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，是民营企业创业、成长与发展的真实记录，是企业的重要资产和信息资源，是一种能长期持续产生经济和社会效益的无形资产和宝贵财富。民营企业的生产、经营和管理，离不开档案工作的支撑与保障，做好民营企业档案工作是民营企业自身健康发展的需要。民营企业档案也是国家档案的重要组成部分，无论从维护企业自身利益出发，还是从维护国家档案的完整性出发，民营企业都应更好地承担起建立档案、保护档案的义务。但是，由于民营企业规模大小不同，经营者素质高低不一，家族式管理比较普遍，多数企业主档案意识不强，对档案工作重视不够，设立档案室的少，实行集中统一管理的少，设置专人管理的更少。由于档案整理、保护和开发利用的层次较低，一些企业商业秘密流失或泄露，一些企业在涉及各种纠纷时因拿不出可靠完整的凭证资料而败诉，造成不可挽回的经济损失。同时，与民营经济快速发展的形势相比，与新时期档案工作的要求相比，档案部门为民营企业的服务也显得滞后，不能适应市场经济特别是民营企业发展的需要。主要表现在三方面：
　　一是角色尚未根本转换。企业改制前，国有、集体企业档案由企业主管部门和档案行政部门共同监督管理，升级、达标、建档，有计划、有指标、有检查、有考核，档案工作服从档案行政部门领导，档案业务指导人员到企业代表“上级部门”，工作具有一定的强制性。但民营企业是自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场经济主体，档案也由企业自主管理。企业经营者对企业档案工作的认识、重视程度直接决定着业务指导人员的受欢迎程度。企业需要时可能会请档案部门的工作人员去指导，企业不需要，很少主动与档案部门联系，即是档案部门业务人员主动上门服务，也常常会遇到冷面孔，坐冷板凳。由于档案业务指导人员尚未将“上级领导”的角色转换为“服务人员”，许多人不想去、也不愿去民营企业主动开展服务。
　　二是指导方法不够灵活。民营企业追求经济效益最大化，尽可能用很少的人力、财力办尽可能多的事，一般不设专门的档案室，不配备专职档案员，不实行档案集中统一管理，不愿把太多的精力放在档案整理、档案人员培训上。档案工作只要求把重要的合同、技术资料、凭证、账簿等资料保存好、查得到、能够应付必要的检查、不出现问题就行。同时，不同的企业有不同的要求，呈现多样化、个性化特征，需要提供多样化、个性化的服务。若档案行政管理部门一味坚持集中统一管理，继续采用过去对国有、集体企业档案的指导方法，势必引起民营企业反感，业务指导人员的工作就不会受欢迎。
　　三是人员素质有待提高。当前，经济全球化趋势日益明显，知识经济日新月异。民营企业要在激烈的市场竞争中求生存、争主动，必须做好质量认证、环境管理标准认证等各类标准认证工作，还要面对企业知识产权保护、反倾销、企业上市等新的挑战，这对企业档案工作提出了新的要求，档案业务工作者的知识更新面临着前所未有的压力。客观地讲，我们的部分档案业务人员对这些新知识学习不够、了解不多，很难适应企业档案工作发展形势的要求，直接影响到服务的质量。这些问题，都需要着力予以解决。
档案是企业维护自身利益，提高经济效益，规避市场风险，保持健康发展的重要保障。民营企业档案工作是我国档案事业的重要组成部分，搞好民营企业档案工作既是各级档案部门的一项重要工作职责，也是服务中心、服务大局的具体体现。档案部门一定要以“三个代表”重要思想为指导，牢固树立和全面落实科学的发展观，以宣传、引导、服务为主线，进一步解放思想，大胆实践，全面推进，重点提升，创新工作，促进民营企业档案工作上台阶、上水平。
　　一、强化学习宣传，创新档案服务意识。民营企业行业多、数量大、机制活，具有管理的自主性、治理结构的差异性和工作的实效性等特点。开展民营企业档案工作中遇到的问题多、难题多，对档案业务指导人员的素质和能力提出了严峻挑战。档案指导人员只有全面提升自身业务素质，切实把学习作为立身做人之本、提高素质之径、履行职责之基、搞好服务之举，牢固树立创新意识，努力提高创新能力，才能做到指导到位、服务到位、落实到位。档案行政管理部门要加强学习型机关建设，为工作人员学习、交流、进修创造条件。业务指导人员要虚心学习，不耻下问，向企业学、向市场学、向先进地区学、向相关部门学，善于在实践中学习新知识、发现新问题、探索新规律、寻找新答案，把感性认识理性化，把零散的认知系统化，把表象的感觉深刻化，在不断学习、探索中寻找新的切入点，努力提高档案服务工作的质量和水平。同时，档案部门要提高对做好民营企业档案工作重要性的认识，研究和探索民营企业档案工作的特点和规律。要把提高民营企业经营者的档案意识作为民营企业建立和发展档案工作的基本前提，主动采用多种途径和方式，适应民营企业档案工作需要，切实做好宣传引导工作。要积极宣传国家相关法律法规，宣传档案工作的效益事例，介绍国有企业档案工作的经验做法，消除档案工作中的误区和差距，进一步增强民营企业主的档案意识，全面提高民营企业档案人员基本素质和技能，尽快提升民营企业档案管理水平，努力实现民营企业档案工作与实践的不断深化、不断创新、不断升华。
　　二、加强档案建设，创新档案服务内容。档案系统虽不是经济建设的前沿阵地，但在促进民营企业发展上应该大有作为。档案工作只有根植于无限的服务之中，才能发挥优势，实现档案的价值，发挥档案的作用，提高社会档案意识，嬴得社会各界的重视与关注，才能焕发档案工作的生命力和创造力。随着现代化企业制度的逐步建立，特别是入世后，企业档案工作的内容发生了很大变化，建档范围有了较大调整。尤其是信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业产权档案、客户资信档案、企业文化档案等涉及企业发展和生存的核心信息资源都需要加快建设，强化管理。要遵循效益、适用和自主性原则，进一步提升新形势下档案公共服务职能，加快民营企业档案建设，创新和丰富服务内容，树立企业生存发展需要什么档案就抓什么档案的理念，在借鉴国内外企业档案工作基本经验的同时，选择适合民营企业实际的档案管理方式、方法和手段，保证企业从档案工作中受益增值。要以“服务大局、服务中心、服务群众”为目的，着力改变传统档案工作模式，由封闭型转向开放型，由被动型转向主动型，由惯性式转向跨越式，积极推进民营企业档案工作为经济社会发展服务。服务贵在主动。档案管理部门要提前介入，主动参与，变被动服务、滞后服务为主动服务和超前服务，牢牢把握服务民营企业的时机，掌握服务民营企业的主动权，实现发展档案事业与服务社会的双嬴。服务贵在适时。要全程指导，及时服务，通过价值鉴定以确定是否归纳、存毁，使之从分散变为集中；通过系统化整理编目，使民营企业档案从无序变为有序；通过科学的整合、完善检索体系，改变民营企业“资料无序存放、有档查不出”的状况，进一步提高民营企业档案信息的查准率、查全率和利用效率，使之从无序变为有序，切实保证民营企业档案资料的齐全完整。服务重在有效。要突出重点，提高实效，进一步拓展服务领域，转变服务方向，使服务贴近民营企业实际，供需相适、方式灵活，全面记录和充分反映民营企业发展的全过程。
　　三、坚持分类指导，创新档案服务方式。民营企业档案工作起步较晚，发展不够平衡，目前尚处在起步阶段，大部分中小民营企业档案工作仍处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的“六无”状态。由于民营企业管理上的自主性、行业和规模上的差异性，决定了民营企业档案机构和管理模式上的多元性。档案部门要跳出传统的思维定势和工作模式，对不同类型、不同规模、不同发展水平的民营企业，坚持区别情况、分类指导的原则，创新服务方式，拓宽服务渠道，使档案在维护民营企业合法权益、提高企业市场竞争力中更好地发挥作用。民营企业发达的地方，档案行政管理部门要把指导与服务民营企业档案事业作为工作重点，逐步建立健全适应民营企业档案工作特点的社会化服务体系，积极开展档案价值评估鉴定、档案管理运行系统、编制档案检索工具、档案信息开发等业务，满足民营企业不断发展对档案工作的需求。民营企业正在发展的地方，档案行政管理部门要逐步加大力度，强化措施，深入开展对民营企业档案工作业务指导，进一步创新档案工作模式。民营企业欠发达的地方，档案行政管理部门应加强与民营企业的沟通，了解民营企业档案工作状况，因地制宜、因企制宜、因时制宜，提高民营企业的建档率。要积极探索民营企业档案管理模式，根据民营企业发展的实际，在统一领导、统一制度、统一规划的前提下，不要求集中统一保管，可采用集中式管理、目录中心网点式管理和寄存式管理等方法，最大限度地发挥档案的作用。要突破档案室单纯保管档案的传统模式，积极促进民营企业档案、信息、图书、资料一体化管理和动态化管理。采取灵活有效、切实可行、逐步推进的工作方法，以点带面、抓大扶强，及时总结经验，逐步探索归纳出适合当地民营经济发展需要的档案工作新途径、新手段。
　　四、坚持依法管理，创新档案管理机制。依法管理是加强民营企业档案工作的有效手段，是加快民营企业档案建设的重要措施，是档案管理的灵魂。要依据《档案法》、《档案法实施办法》和相关法律法规，对民营企业档案工作实施法制化、规范化管理，建立适应民营企业自身发展特点的档案工作机制，把档案资源的管理利用作为企业生产经营的全部流程中的一个环节来要求，引导、规范和推动民营企业档案工作在自主管理的条件下运行，建立与其自主管理方式相协调的档案工作体制，努力走出一条自我管理、自我完善、自我发展的路子，逐步实现档案管理的规范化、标准化和信息化。要进一步明确民营企业档案的所有权、管理权、归属权及其在档案事业、档案资源中的地位，做到档案行政部门管理有依据，民营企业心中有底数。要加大依法治档的力度，加强宏观指导，进一步发挥政府公共服务职能，积极创建档案部门、档案工作人员与民营企业联系片、联系点和义务帮扶制度；积极参与信息公开工作，在指导中增强服务效果，在服务中体现档案工作价值。档案部门要加强与经济、工商等行业管理部门的合作与交流，努力为民营企业档案工作营造良好的政策保障和健康发展环境，增强档案工作为企业、为社会的服务功能。要积极探索和掌握档案工作规律，运用现代管理方式和手段，全面提高民营企业档案管理的实效性。要加快引导机制和约束机制建设，使民营企业档案工作有法可依、有章可循、自我约束、自我监督，以机制的大突破推进民营企业档案事业大发展。要根据综合性、操作性和行业性的特点，建立健全民营企业档案工作制度，把档案工作制度纳入企业管理的各项制度中，与企业的考核机制有效结合起来，确保档案资料齐全完整、有效利用，努力提高民营企业档案管理水平，促进民营企业持续快速健康发展。


　　参考文献：
　　1、《档案法》
　　2、《档案法实施办法》
　　3、《庆阳市“十一五”经济社会发展规划》
　　4、《庆阳市发展民营经济实施意见》