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关于加强庆阳市档案安全管理及优化服务水平的思考

发布时间:2018-08-15 20:13:45  作者:佚名  来源:网络  浏览次数:

关于加强庆阳市档案安全管理及优化服务水平的思考

庆阳市档案局  副研究馆员  王晓灵


      

      内容提要:档案是记录历史、传承文明的重要载体。近年来,庆阳市档案管理工作取得了显著成就,档案管理工作的物化投入不断加大,档案管理人员整体素质明显提高,逐步形成了规范建档、科学管档、高效用档的运作机制。特别是乡镇档案馆建设全面推进,取得了骄人成绩,在服务经济社会发展过程中发挥了重要作用。但是,档案管理与服务工作中还存在一些不容忽视的问题,亟待改进和创新。
      主题词:档案 安全管理与服务
 
      近年来,庆阳市高度重视档案安全管理工作,切实加强各级综合档案馆特别是乡镇档案馆建设,改善工作环境,创新服务方式,不断加大基层档案管理人员的培训力度,加强基础档案业务指导和培训,及时研究解决档案管理工作中遇到的困难和问题,全市档案工作逐步走上了规范化、法制化轨道。但是,由于受人力、物力等因素制约,档案管理中仍存在一些具体问题,亟需解决。
      一、庆阳市档案管理工作现状
     (一)目前,庆阳市110多个乡镇档案馆建设基本全面完成,农业、农村、农民档案有了安全保管条件。市、县(区)改制企业档案和撤并单位档案均全部安全进馆。社区、民生档案也基本得到了妥善保管。全市各级综合档案馆全面维修加固,市局、庆城、西峰等相继搬迁了新馆。全市市、县级综合档案馆的各类档案457344卷72194件,全部进入了安全管理状态。庆阳市辖区内省属、市、县直机关有40多家档案室安装了密集架等安全配套实施,档案安全管理工作及办公环境得到了很大改善。加强多期业务人员培训,今年4月份,连续举办4期的档案基础业务培训班,培训950多人次,提升了档案人员的专业水平。5月份,配合全省“档案安全体系建设年”活动,加强档案安全宣传教育和全市范围内档案执法宣传和档案安全检查,进一步提高了档案队伍安全素养和档案法制意识,提高了各级档案安全管理工作水平。全市市、县直机关立档单位的业务监督指导分别划入市、县(区)局各科室,责任到人,可以说全市90%以上的立档单位都纳入了规范化、责任化管理。但是由于受人力、物力等种种因素的制约,一些机关单位的档案管理工作仍然跟不上形势发展,达不到安全管理要求。
     (二) 档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,是一个单位协调、有序、高效运行的有效保证。 但是,由于个别单位对档案安全管理工作认识不清,重视不够,出现了一些不容忽视的问题。
      一是对档案工作的认识不到位。一些单位领导对档案工作不够重视,认为档案工作就是抄写、保管的事务性工作,只要“守好摊”,不丢失,不泄密,应付外调、查档和检查就可以,档案的服务作用发挥不够。目前,全市有将近80%的单位没有配备专职档案员,大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,不及时按要求归档,年终检查时突击整理,致使归档不规范。
      二是档案安全管理设施不齐全。档案管理没有相应的环境条件,档案柜架不足,有的单位档案室狭窄、未安装防盗门窗,没有配备温湿度监控等必备的“八防”设备,影响档案的安全保管。有的立档单位甚至连必备的计算机、档案装订工具、统一的档案夹、盒等必备的保管设施都无法购置齐备,致使档案管理跟不上形势要求。
      三是档案人员交接手续不健全。据抽查和统计,全市1000多个立档单位中,相对专职连续从事档案管理工作的档案员不到10%, 30%单位档案人员更换频繁,档案交接手续不正式、不严密,甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在,安全管理工作漏洞很大。
      二、加强档案安全管理、提高服务水平的对策
    《档案法》第十三条①规定:各级各类档案馆的首要任务就是确保档案安全。随着经济社会的发展,做好新形势下档案管理工作,必须更新服务观念、拓展服务领域、改善服务环境、规范服务行为、提升服务能力,使档案工作更加贴近社会、贴近群众、贴近生活,为党委、政府的中心工作和广大人民群众提供优质高效的档案资源服务。
     (一)加强档案安全宣传教育,提升档案工作安全意识
档案具有原始性、不可替代性和不可再生性,确保档案安全,是档案部门的第一要务。全市各级各部门特别是档案部门要切实加强档案安全管理宣传和教育,强化安全意识,落实管理制度,抓好业务培训,加强技术防范,确保档案安全管理。档案工作者要树立全新的档案安全观,强化日常管理和安全监督利用机制,学会消防等处理突发事件的应急措施,坚决杜绝一切安全隐患,对馆藏档案实体和信息内容采取有效保护措施,避免受到自然灾害或人为侵害,使档案永远处于安全状态。要及时抢救老化、破损、褪色、霉变等受损档案,必要时对珍贵、重要的档案应进行复制,并用复制件代替原件提供利用,其中特别珍贵、重要、有特殊意义的档案和特殊载体、对保管条件有特殊要求的档案,可建特藏室专门管理。对特殊载体档案的存放,按其特性和要求,使用规范、合理的装具加以保管和保存。
     (二)加强档案干部队伍建设,提升档案安全管理工作水平。
档案管理工作的水平高低,主要取决于档案工作人员的事业心和责任感。各级党组织要继续加强档案干部队伍的建设,选择作风正派、责任心强的同志从事档案管理工作,注意对他们的教育培养,关心他们的工作、生活,学习及待遇,充分发挥他们的积极性和创造性。作为档案工作人员,要积极通过自学、参加培训等方式,提高自身专业水平和综合素质,熟悉档案工作的各个环节和基本要求,牢记档案安全保管的要求,努力掌握科学管理的原则和方法,积极探索新的管理模式,不断提高科学管理的水平和服务中心工作的能力。随着经济社会的发展,档案管理工作的专业性越来越高,各级档案管理人员要按照档案管理数字化、信息化的要求,熟练运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案,逐步实现档案安全管理科学化、规范化。
     (三)加强档案监督交接,杜绝安全隐患
规范基层单位档案工作安全交接必须做到四个方面:第一,单位档案人员调动、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的,都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。第二,档案行政管理部门应通过多种形式的宣传,使各单位领导认识到档案工作交接责任重大,为顺利交接提供必要条件,如:有准备、有计划地调换档案人员,没有办清交接手续的档案人员,不调整岗位,不予办理人事调动和工资转移等手续。第三,交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员应核实档案柜签,清查柜内档案,使移交的档案分门别类,及时催还借出档案,核对全宗卷目录,整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料。第四、档案行政管理部门要随时对新任档案人员进行个别培训,确保档案交接工作顺利进行。
     (四)创新管理载体,加强综合档案馆的现代化管理
当今时代是信息时代,信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑。市、县档案馆要逐渐加强档案信息资源建设,建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库,实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的安全共享化。各级档案部门要积极借鉴当代科学管理学的理论和方法,形成档案科学管理理论,并在实践中加以总结和发展,最终形成切合实际的档案管理体系。要善于采用各种先进的管理方法、理论以及先进的技术手段、成果,不断将现代先进的技术设备、手段和技术成果引入档案管理实践,实现档案保护和管理的现代化。
     (五)做好档案资料的开发编研,优化服务方式
档案编研工作是档案馆一项法定的义务。《档案馆工作通则》第22条规定:“档案馆应积极开展档案材料的编辑研究和编纂工作,根据需要编辑档案文件汇集和其他参考资料,经主管领导人批准公布档案文件。省级以上和有条件的档案馆,要设立编研机构,有计划地编辑出版各种档案史料汇编”,《机关档案工作业务建设规范》第6条第3项规定:“机关档案部门应开展档案材料的编研工作,积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等”。各级档案馆、室要紧密结合本单位和社会中心工作需求,挖掘档案价值,编制出能够配合业务工作,服务社会大局的编研资料,也为档案馆室晋等升级准备翔实的基础资料,比如、档案全宗介绍、各类索引、单位重要档案、重大活动、重要人物、重大科研成果简介等。
     (六)加强保密管理,发挥档案利用价值 
档案部门收藏的根本目的就是满足广大档案用户对档案资源利用的需求。《档案馆工作通则》第18条规定,档案馆应积极主动地开展利用工作,并根据有关规定开放各类到期档案。《档案法》第四章② “档案的利用和公布”也规定了定期向社会提供开放档案目录。各级档案馆、室必须以社会各界的利用需要为目的,鉴定档案开放范围,加强开放档案审核,建立科学的档案资料提供利用制度。各级档案部门应当在提供档案原件、提供复制品、提供信息加工品、提供咨询服务、印发档案目录、编写档案参考资料、举办档案展览、创建爱国主义教育基地、档案信息上区域网、城域网等方面下功夫,优化档案利用服务的程序,充分发挥档案的使用价值。
     (七)围绕发展中心,服务社会大局
服务是档案工作永恒的主题和生命。近年来,庆阳市档案工作围绕全市发展大局,积极参与各项重大活动,历届香包节、展览会、重大工程项目、非物质文化遗产、创建文明城市、十二运、红运会等活动,收集了比较完整的档案资料,但是限于人力、财力投资,这部分档案工作还很不到位,尤其在档案的安全保管和最终归宿方面还有争议和不足。今后,各级档案部门必须继续紧跟全市发展大局,不断拓展服务领域,主动服务中心工作,认真参与全市各项重大政治经济及社会活动,对重大工程项目建设、旧城改造、老屋拆迁、林权改革、重大节庆、服务民生等活动进行全程跟踪服务,指导建档,商榷好档案归属问题,确保各类档案资料的安全管理,为后代子孙留下佐证。
 
      注释:
      ①《档案法》第十三条规定:各级各类档案馆,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;配置必要的设施,确保档案的安全;采用先进技术,实现档案管理的现代化。
      ②《档案法》第四章“档案的利用和公布”规定:各级档案馆、室必须以社会各界的利用需要为目的,鉴定档案开放范围,加强开放档案审核,建立科学的档案资料提供利用制度。


      参考文献:
    《档案》杂志2011年第2期、《档案法》、《档案馆工作通则》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《电子档案管理与实务》等。

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