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科技档案的整理方法

发布时间:2018-08-15 21:13:55  作者:佚名  来源:网络  浏览次数:

 

第一节  科技档案

一、科技档案的定义

《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定:科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

二、科技档案的特点

1、专业性

2、多样性

3、成套性

三、科技档案与科技资料的区别

1、反映对象不同

(1)科技档案:本单位科技活动的直接记录

(2)科技资料:外单位科技活动的记录

2、来源不同

(1)科技档案:是由本单位的技术部门形成的原始记录

(2)科技资料:从本单位以外收集、交换、购买来的

3、作用不同

(1)科技档案:依据与凭证作用

(2)科技资料:参考与借鉴作用

第二节  科技档案的收集归档

一、收集方法

一列入、一同步、一参加、一把关

1、一列入:明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责,即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围,并责任到人。

2、一同步:科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。

(1)事前介入。在与有关单位签订协议合同时(如勘察、设计、施工、监理等单位),应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求,作为科技档案接收时的依据。

(2)事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位(如勘察、设计、施工、监理等单位)科技档案的形成、积累、整理、移交工作,做到边施工边收集边整理。

3、一参加:档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱,覆行签字手续,并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。

4、一把关:把好外出人员带回材料的收集关

围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后,才能报销差旅等有关费用(此项规定可纳入本单位的规章制度,以把好文件材料的收集关)。

二、归档范围

三、归档要求

1、归档的文件材料应为原件。

2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。

3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写,不得使用易褪色的书写材料,否则必须复印。

4、文件材料应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

5、图纸应折叠或A4(297×210mm)幅面,所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章,图标栏露在外面,竣工图章应使用不易褪色的红印泥。

6、组卷所用的各种目录、表格、封面(底)、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。

四、归档时间

(一)基建档案

1、工程前期文件(依据性、基础性文件):工作完成后,一次性归档。

2、施工、监理、竣工文件:

(1)规模小:竣工验收后三个月内一次性立即归档。

(2)规模大、周期长:可按单位、分部工程,通过单项验收后归档。

(二)设备、仪器:大型设备应在设备、仪器安装、调试成功,交付使用时归档,小型设备仪器开箱验收时即可归档。

(三)科研课题

1、一般情况下:在研究结束并完成成果鉴定后归档。

2、研究周期长的:可按阶段归档或按年度归档。

(四)产品、工艺:应在产品定型验收、正式投产时归档,也可视周期长短分阶段归档。

五、归档份数

1、基建档案一般不少于2套,一套(原件)由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆。

2、其他档案一般归档1套,较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。

六、归档手续

档案交接时,应编制移交清单,一式两份,交接双方签字、盖章后方可交接。

第三节  科技档案的整理

整理程序

1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷标题→5、复查定卷→6、编页号→7、填写卷内文件目录→8、填写卷内备考表→9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与档号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13编制检索工具

一、科技档案的分类

(一)基建档案分类

1、“使用性质——单项工程”分类法

2、“专业——使用性质——单项工程”分类法

3、“使用性质”分类法

4、不分类直接组卷

5、综合类的设置

(二)设备档案分类

1、“使用性质——型号”分类法

2、“工序——型号”分类法

3、“车间——使用性质”分类法

4、“使用性质”分类法

5、不分类直接组卷

(三)科研档案分类法

1、“性质——课题”分类法

2、“专业——课题”分类法

(四)产品档案分类法

1、“系列——型号”分类法

2、“品种——问题”分类法

二、组卷

(一)组卷的含义:组卷,就是把一组有联系的文件,以卷、册、袋、盒等形式组合在一起,使它能够表达一个相对独立的概念,以便于保管、保密和利用。

(二)组卷的要求

1、一卷就是一组有密切联系的文件,而不是杂乱无章地随意堆积。

2、每一卷都表达一个相对独立的概念,不要一个概念(案卷标题)多个卷,卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。

3、卷厚适度。一般不超40mm

4、案卷内不应有重份文件。

5、价值(保管期限)大体相同。

(1)基建档案:依据性文件(前期立项及审批文件)、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外,其余文件可划分为长期或短期,原则不短于建筑物的使用寿命。参见P22页。

(2)设备档案:一般为长期或定期。要根据设备仪器的使用寿命来定。

(3)科研档案:要视其重要程序和价值大小来定期限。

(4)产品档案:一般定期,若反映出了该企业的发展史,则可永久存放。

(三)组卷方法

1、基建档案:以单项工程即某一建筑物为单位组卷

(1)大中型建设项目

a、文字表格类:按问题(专业)组卷。如:立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。

b、竣工图类:按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。

(2)小型建设项目

a、按阶段组卷:即按准备(开工前阶段)、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。

b、直接按单项工程组卷:即1个工程(建筑物)1卷,文字材料在前,图纸在后。

2、设备档案

(1)大型设备按结构组卷:即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。

(2)普通设备仪器按单台组卷:即1台1卷。

(3)小型设备仪器可酌情合并组卷:即2—3台组1卷。

3、科研档案

1)科研成果档案

a、大型:按课题的阶段问题组卷:准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。

b、小型:按单独课题项目直接组卷。

(2)科研论文:按年度或部门组卷,即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。

4、产品档案

(1)大型产品:按结构组卷,即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。

(2)小型产品:按系列或单个产品组卷,即1个系列产品或1个产品组1卷。

三、卷内文件排列:

(一)概念:卷内文件排列,就是按照文件的形成规律和必然联系,系统的、有规则的进行排放,固定每份文件在卷内的恰当位置。

(二)方法:

1、按阶段排列——适合只组1个卷的情况。

(1)基建档案:按前期文件、工程设计(初设、扩初设计、技设、施工图设计)、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。(竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列)

(2)设备档案:按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。

(3)科研档案:按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段顺序排列。

(4)产品档案:按立项、研究设计、试制、生产、销售、创优等工作程序排列。

2、卷内即有文字材料又有图纸时,文字材料在前、图纸在后。

3、卷内纯属文字材料时,可参考文书档案排列:

(1)整体上按时间(工作程序进度)。

(2)正文在前、底稿在后。

(3)正文在前、附件在后。

(4)批复在前、请示在后。

(5)原件在前、复印件在后。

4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。

四、拟写案卷标题

(一)基建档案标题拟写方法:

1、文字材料类:前期文件

“三段式”:责任者  关于  问题  的  名称

例:郑州市政府关于市电业局110千伏碧沙变电站征地

   责任者                            问题

批复、会议纪要

名称

2、表格、图纸材料类:

(1)项目名称+专业(子项或分部)+表格、图纸名称

(2)项目名称+表格、图纸名称

1教学楼  给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表
          项目名称                 子项分部                      表格名称

例2:教学楼(电气)竣工图

项目名称  专业   图纸名称

例3:教学楼隐蔽工程记录

                             项目名称        表格名称

(二)设备档案标题拟写方法:

型号+设备仪器名称+文件名称

例:XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单

型号  名称            文件名称

(三)科研档案标题拟写方法(略)

(四)产品档案标题拟写方法(略)

五、复查定卷

复查定卷就是对所组成的案卷,进行一次全面的审查,对不符合要求之处立即纠正,以确保案卷质量。复查内容:(1)案卷组成是否合理(2)卷内文件是否齐全完整(3)卷内文件排列是否系统科学(4)案卷题名是否恰当。

六、编制卷内文件页号

1、编号范围:

(1)除空白页(卷内文件目录、案卷封面、封底)外,文字与图纸逐一编号。

(2)印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。

2、位置:正面——右下角、背面——左下角,同文档相反。

3、编号工具:用铅笔编写阿拉伯数字。

七、填写卷内文件目录

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

页号

备注

X

 

 

 

 

 

 

1、序号:即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。

(1)其中打印件与底稿,主件与附件,原件与复印件均为一份文件,给一个顺序号。

(2)请示与批复视为2份文件,各编各的号(若批复不另行文,只在原请示件上批示意见的,仍做为一份文件,编一个号,但需要在题名填写时体现出批示)。

2、文件编号

(1)文件:如:请示、批复,文件编号就是文号。

(2)图纸:填图号,例“建施-1”,“结施01”“水施03”。

(3)许可证:填证号。

3、责任者:

(1)以落款盖章或签名为准,填写文件的直接形成单位和个人;

(2)有两个以上责任者时,尽量都填上,太多时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。

(3)竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。

(4)责任者可填写规范通用的简称。

4、文件材料题名。

即文件标题或图纸的全称。

5、日期:文件或图纸的形成日期。格式为200206128位数)。

6、页号:填每份文件的首尾号。

说明:(1)图纸有图样目录时,仍要编制《卷内文件目录》,原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录;若该套图纸需要组成几卷,图纸目录放在第一卷内。

(2)卷内文件目录排在卷内文件首页之前。

八、填写卷内备考表

(一)说明:包括以下内容:

1、标明卷内文件的件数与页数;

2、说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);

3、填写立卷人、检查人姓名及日期,日期为立卷的完成时间。

(二)互见后:填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号,该档号后应注明载体形式,并用括号括起。

九、填写案卷封面

1、档号:后面讲。

2、档案馆号:不填。

3、案卷题名:填写已拟写好的案卷题名即可。

4、立卷单位:哪个单位组卷就填哪个单位

5、起止日期:填写卷内文件形成的起止日期,只填年、月。

6、保管期限:①填写划定的永久、长期、短期

②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。

7、密级:根据已划定的密级填、若没有则不填,特殊情况请示有关领导再填。

十、案卷装订

(一)拆掉金属物。

(二)科技档案可采用装订和不装订两种形式。

1、装订方法:

(1)用棉线三孔一线(8字装订法)

(2)图纸折叠。

a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式;

b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm;

c、折叠图纸时注意正面朝内,图签外露,以保护图纸受磨损并便于查看利用。

(3)图纸装订要加垫纸板并包脊背。

2、不装订:

(1)卷内文字材料,要以份(件)为单位,用线装订。

(2)卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面,不留装订边。

(3)卷内的每一件文字材料和每一张图纸,均在右上角空白处加盖档号章,式样为:

档  号

序  号

 

 

 

 

 

3、对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱,装订线外有字迹的要加边。

编制检案工具

科技档案常用的是《科技档案分类目录》、《总目录》。

(一)《科技档案分类目录》式样如下:

序号

档号

案卷标题

立卷单位

日期

期限

张(页)数

备注

XX

 

 

 

 

 

 

 

(二)《档案总目录》

1、打破大类中二级类目及以下类目(即小类)的类别界限,以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。

2、以打破年度的大流水号为登记的顺序号。

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