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《甘肃省<归档文件整理>实施细则》新规定

发布时间:2018-01-08 10:00:00  作者:佚名  来源:网络  浏览次数:


2017年3月13日,甘肃省档案局根据2015年国家档案局发布的档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015),结合我省实际制定并发布了新的《甘肃省<归档文件整理规则>实施细则》,同时编制机构(问题)代码表。原《甘肃省<归档文件整理规则>实施细则》(甘档发[2002]16号)同时废止。甘肃省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件和会计档案的整理都要执行新标准,新标准主要变化如下: 

一、调整归档文件分类方法

归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)的方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取年度—保管期限的方法进行两级分类。

二、增加归档文件档号结构和编制要求

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码,以体现归档文件的类别和排列顺序。档号结构:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号。如:2019—WS·2011—Y-BGS-0001。

全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

档案门类代码·年度:“归档文件档案门类代码”由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识,“年度”为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。

保管期限:保管期限分为永久、定期30年、定期10年。分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

机构(问题)代码:机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母标识,如办公室代码“BGS”等。

件号:件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号(即小流水号),用4位阿拉伯数字标识,不足4位的前面用“0”补足,如“0026”。

三、调整归档文件编目

依据档号顺序编制归档文件目录,归档文件应按照序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面,页面宜横向设置。

四、调整归档文件的装订方法

归档文件依然以件为单位装订。永久、定期30年保管的归档文件采取线装法装订;页数较少的,使用直角装订,页数较厚的,使用“三孔一线”装订;定期10年保管的归档文件可使用线装、不锈钢订书钉或不锈钢夹装订,或可保持原装订方式不变。


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