密级是文件保密程度的等级。应著录文件形成时所确定的密级和保密期限,可同时著录保密期限届满年月。已升密、降密、解密的文件应著录变更情况,例如新的密级、保密年限和解密日期等。

示例1:机密★10年

示例2:机密★10年,2024年届满

示例3:2020年8月解密

公开属性是指著录单元的公开审核意见。公开属性应照实著录。不予公开的著录单元,宜在附注中注明理由。

注:

公开属性包括主动公开、依申请公开或不予公开。

开放标识是指著录单元的开放审核意见。开放标识应照实著录。受控的著录单元,宜在附注中注 明受控依据。

注:

开放标识包括开放、控制、延期开放和未审核等。

语言或文字是著录单元中使用的语种名称。应按照 GB/T4880、GB/T4881中语种的汉语名称著录。

示例1:满语

示例2:法语

1. 主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检索中取自题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。

2. 本著录项目可著录主题词,也可著录关键词。主题词宜按照《中国档案主题词表》及各行业相 关规范化的词表进行标引。关键词可自由取词。多个主题词之间或多个关键词之间以“;”相隔。

分类号是对档案进行主题分析,并依照档案的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号。分类号应按照《中国档案分类法》和GB/T15418的规定著录。

示例:M33+P13

缩微号是档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号。缩微号应照实著录。

示例:83-45

存储位置是档案的物理或逻辑存址。传统载体档案,著录其在库房中的存放位置。电子档案,著录 其脱机载体类型、编号和存址。 

示例1:本馆602库房第10排密集架第2列(说明:传统载体档案) 

示例2:光盘,350100-CD-00001,某某省档案馆2号库房 (说明:电子档案)