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【档案学习】电子档案备份的要求有哪些?

发布时间:2024-06-13 16:38:55  作者:佚名  来源:兰台驿站  浏览次数:


应结合单位电子档案管理和信息化建设实际,在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上,统筹制定电子档案备份方案和策略,实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。


1

电子档案近线备份与灾难备份

1.宜采用磁带备份系统进行近线备份,应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份;

2.电子档案数量达到一定量且条件许可时,可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份;

3.本单位建设灾难备份中心时,应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳入规划之中,进行同步分析、设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应参照GB/T 20988—2007等标准要求执行。


2

电子档案离线备份

1.应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质,参照GB/T 2828.1—2012、GB/T 12628—2008、GB/T 17678—1999、DA/T 15—1995、DA/T 38—2008等标准实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统配置数据、日志数据等的离线备份;


2.电子档案离线存储介质至少应制作一套。可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况,制作第二套、第三套离线存储介质,并在装具上标识套别;


3.应对离线存储介质进行规范管理,按规则编制离线存储介质编号,按规范结构存储备份对象和相应的说明文件,标识离线存储介质。禁止在光盘表面粘贴标签;


4.离线存储介质的保管除参照纸质档案保管要求外,还应符合下列条件:

——应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层;

——应装盒,竖立存放或平放,避免挤压;

——应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;

——保管环境温度选定范围:光盘17℃~20℃,磁性载体15℃~27℃;相对湿度选定范围:光盘20%~50%,磁性载体40%~60%。具体要求见DA/T 15—1995、DA/T 38—2008。


5.电子档案或电子档案离线存储介质自形成起一年内可送同级国家综合档案馆电子档案中心进行备份;


6.应定期对磁性载体进行抽样检测,抽样率不低于10%;抽样检测过程中如果发现永久性误差时应扩大抽检范围或进行100%的检测,并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新;


7.对光盘进行定期检测,检测结果超过三级预警线时应立即实施更新;


8.离线存储介质所采用的技术即将淘汰时,应立即将其中存储的电子档案及其元数据等转换至新型且性能可靠的离线存储介质之中;


9.确认离线存储介质的复制、更新和转换等管理活动成功时,再按照相关规定对原离线存储介质实施破坏性销毁。应对离线存储介质管理活动进行登记,登记内容参见下表。


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