【档案学习】档号的编制有哪些要求
01
什么是档号
1.档号的定义
档号是指以字符形式赋予档案的一组唯一代码，用于反映、固定和识别档案排列顺序。
2.档号的组成项
档号的组成项一般可以包括：全宗号、类别号、档案门类代码、项目号、目录号、案卷号、件号、页号、保管期限、年度。
（1）全宗号
全宗号即档案所属全宗的代码。一般采用4位代码标识全宗号，其中第1位用大写汉语拼音字母标识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识顺序号。
（2）类别号
类别号是指按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。可以根据档案的类型设置多级类别层次，一般采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号，不应有重号。
（3）档案门类代码
档案门类代码即档案所属门类的代码，一般采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。
如：文书 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。
（4）项目号
项目号指产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识项目号。
（5）目录号
目录号指全宗内案卷所属目录的代码。
（6）案卷号
案卷号指案卷排列的顺序代码。按组或册整理的档案可用组号或册号。
（7）件号
件号指归档的文件排列的顺序代码。
（8）页号
页号指案卷内文件每页排列的顺序代码。
（9）年度
采用4位阿拉伯数字标识文件（档案）的形成年度。
（10）期限
采用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的组合标识保管期限。以代码“Y”标识永久，“D30”标识30年，“D10”标识10年。
02
档号的结构
1.以“卷”为整理单位的档案 （1）按“卷”整理的档号结构 按卷整理的档号结构中，类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。 （2）结构说明 “×××”不代表各代码所占的位数。结构中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用连接号“-”（短横线）相隔。结构中的各元素均属类别号，为同级代码，同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。 2.以“件”为整理单位的档案 （1）按“件”整理的档号结构 按件整理的档号结构中，类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。 （2）结构说明 “×××”不代表各代码所占的位数。结构中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用连接号“-”（短横线）相隔。结构中的各元素均属类别号，为同级代码，同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。 03 档号编制示例 1 按卷整理的档号编制示例 （1）税务稽查档案（查处类档案） 示例：J019-ZY•JC•CC•2019•D30-001-001 说明：J019为全宗号，ZY为档案门类代码（专业档案），JC为二级类别号（税务稽查），CC为三级类别号（查处类），2019为年度，D30为保管期限代码，001为案卷号，001为件号。 （2）会计档案（会计凭证档案） 示例：J019-KU•01•2017-001-001 说明：J019为全宗号，KU为档案门类代码（会计档案），01为二级类别号（会计凭证），2017为年度，001为案卷号，001为件号。 （3）人事档案 示例：J002-RS-001-002 说明：J002为全宗号，RS为档案门类代码（人事档案），001为案卷号，002为件号。 （4）科技档案（科研档案） 示例4：X032-KJ•KY•01-003 说明：X032为全宗号；KJ为档案门类代码（科技档案），KY 为二级类别号（科研档案），01为项目号，003为案卷号。 （5)科技档案（基建档案） 示例：X032-KJ•JJ•02-005-054 说明：X032为全宗号；KJ为档案门类代码（科技档案），JJ为二级类别号（基建档案），02为项目号，005为案卷号，054为页号。 （6）照片档案 示例：K021-ZP•2019•D30-025-005 说明：K021为全宗号，ZP为档案门类代码（照片），2019为年度，D30为保管期限代码，025为组号，005为件号。 （7）编制目录号的档案 示例：C038-001-002-003 说明：C038为全宗号，001为目录号，002为案卷号，003为件号。 2 按件整理的档号编制示例 （1）文书档案 示例：J009-WS•2015•D30•003-005 说明：J009为全宗号，WS为档案门类代码（文书），2015为年度，D30为保管期限代码，003为问题代码（党务），005为件号。 （2）录音档案 示例：J019-LY•2019•Y-001 说明：J019为全宗号，LY 为档案门类代码（录音档案），2019为年度，Y 为保管期限代码，001为件号。 （3）网页档案 示例：C015-WY•TZGG•2019•D10-00001 说明：C015为全宗号，WY 为档案门类代码（网页），TZGG 为二级类别号（通知公告），2019为年度，D10为保管期限代码，00001为件号。 （4）实物档案 示例：B168-SW•2015•Y-001 说明：B168为全宗号，SW 为档案门类代码（实物），2015为年度，Y为保管期限代码，001为件号。
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