【法规解读】《电子会计档案管理规范》出台背景及意义——《电子会计档案管理规范》解读之一
2022年4月7日，国家档案局发布通知，正式发布《档案服务外包工作规范第4部分：档案整理服务》等12项档案行业标准。其中《电子会计档案管理规范》（以下简称《规范》）由国家档案局经济科技档案业务指导司会同财政部会计司牵头制定，参与制定的有中央企业总部档案部门、会计部门人员和会计核算系统软件企业、电子档案管理信息系统软件企业开发人员。《规范》制定大量基于前期企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，依托试点成功企业，以试点过程中形成的典型经验为蓝本编制而成，实用性和操作性强。
《规范》共17章，第1至3章为范围、规范性引用文件和术语与定义，为标准固定内容。第4章为管理原则，对电子会计档案管理的总体要求、职责、工作流程、元数据要求进行了明确。第5至16章为主体。第5章首先对电子会计档案管理的流程模型进行设计，以便从总体上把握电子会计档案管理流程概貌。第6至13章按照电子会计档案管理流程逐一表述电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等的要求。鉴于元数据和系统建设在电子会计档案管理的重要性，第14章详细描述了电子会计档案元数据的捕获节点、元数据项及其捕获方式。电子会计档案管理涉及会计核算系统和电子会计档案管理系统，第15章重点就会计核算系统及电子会计档案管理系统的建设提出了要求。由于仍有较多中小企业仍未实施会计核算系统、电子档案管理信息系统，这些单位对如何管好电子发票档案或电子会计档案有较多疑问，《规范》第16章重点对未实施电子会计档案管理信息系统单位电子会计档案保存方法进行了规范，提出了两种电子会计资料保存办法。《规范》的正式发布，标志着电子会计档案工作进入了一个新阶段。
一是会计档案工作适应当前档案工作发展趋势的需要。随着信息技术的深入应用，档案工作也进入了数字化转型阶段，电子文件单套制归档管理是档案工作数字化转型的重要内容。会计档案工作也应适应档案工作的发展趋势，实行数字化转型，实现电子会计资料和电子会计档案管理的电子化单套制归档。但是如果没有规范电子会计档案的标准，会计档案工作的数字化转型就只能在个别单位和个别地区实现，而不能在全国范围内实现。制定该标准就是为了尽快实现会计档案由传统手工管理纸质载体向电子档案单套制和数字化管理转型，使会计档案工作适应当前档案工作发展方向和趋势的需要。
二是满足会计信息化工作发展的需要。随着数字技术的深入应用，会计信息化工作正以前所未有的速度推进，信息化程度和水平大幅度提高，产生大量电子会计资料，给电子会计资料的归档提出了紧迫的要求。随着社会的进步、大数据技术的应用，传统纸质会计档案管理模式越来越不能满足各单位对多维会计档案信息的需求，这对会计档案的管理效率、利用方式都提出了更高需求。制定该标准正是为了促进电子会计档案管理工作，实现电子会计资料的应归尽归，同时改变会计档案存储方式，满足各单位对会计档案信息利用的新需求，并进一步提高会计档案工作效率。
三是进一步完善我国会计领域信息化工作标准和电子档案管理标准体系的需要。近几年，各行各业都在完善相关标准规范。在会计档案工作的前端，财政部印发《企业会计信息化工作规范》，对企业会计信息化工作进行了规范。此前，电子发票管理规范也相继推出，但处于会计信息化工作后端的电子会计档案管理工作还没有标准规范，处于空缺的“最后一公里”。从横向看，文书类电子档案、产品类电子档案等的管理相继出台标准规范，而电子会计档案至今没有。该标准的制定将填补这些空缺，不仅可以完善会计信息化工作标准规范体系，还将完善电子档案管理标准规范体系。
四是转化前期试点成果的需要。从2016年开始，国家档案局开展电子文件归档和电子档案管理试点工作，选定10多家单位开展电子会计资料归档和电子会计档案管理试点，有10家单位成功完成了试点任务，实现了电子会计档案的电子化单套制管理，积累了丰富的经验，形成了规范开展电子会计档案的电子化单套制管理的做法。试点的目的就是为了制定标准规范进行探索、研究和试验。该标准的制定工作可以将这些试点成果转化为可在全国应用的标准规范。
五是完成国家下达任务的需要。电子会计资料是电子交易的重要媒介，对便利网上交易、节约社会资源、促进数据集成等均具有重要意义。电子会计凭证能否被法律所认可、能否被单位所接纳、能否顺利报销入账归档是关系电子商务高质量发展的关键的“最后一公里”。国务院早在2015年5月印发的《关于大力发展电子商务加快培育经济动力的意见》中就明确提出，要“逐步推行电子发票和电子会计档案，完善相关技术标准和规章制度”。根据国务院有关要求，2015年财政部、国家档案局修订了《会计档案管理办法》，重点增加了电子会计档案生成、管理的相关内容，但对于如何实施电子化报销入账归档等具体操作层面的规范性问题，一直缺乏具体规定。该标准的制定，对于落实电子会计凭证的法律效力、助力国家经济发展具有重要作用。
《规范》的出台具有重要意义，主要有以下几个方面：
一是将有力地推进我国电子会计档案管理工作。《规范》不仅具有规范作用，还具有巨大的引领作用。该标准的制定，为各单位在电子会计档案管理方面提供了遵循和依据，将大幅度提高各单位实施电子会计档案管理工作的积极性，促使各单位加大这方面的投入，大力扩大应用范围。
二是有力地促进我国电子档案的电子化单套制管理。电子档案的电子化单套制管理一直是我国电子档案管理工作中的难点。该标准的实施，可以使电子会计档案电子化单套制在更大范围实施，带动更多单位进行更多类别的电子档案电子化单套制管理。通过观察，可带动文书档案、产品/业务档案、项目档案、科研档案等的电子化单套制管理，从而有力地促进我国电子档案的电子化单套制管理工作，促进我国档案工作的数字化转型快速完成。
三是有力地配合电子发票等会计凭证电子化的实施。伴随着信息技术和电子商务、电子政务的发展，自2015年年底国家税务总局启动增值税电子普通发票试点工作以来，会计凭证电子化进程进入快车道，2018年共开出电子发票50多亿张。2017年，财政部启动财政电子票据试点应用工作；2018年，海关总署推行电子海关专用缴款书试点，同年，广东省、深圳市等地税务局相继推行区块链电子普通发票试点；2019年，中国铁路总公司推行高铁电子客票试点，南方航空公司推出电子行程单；2020年上半年，国家税务总局启动增值税专用发票电子化试点工作。当前，电子商务方兴未艾，电子政务正在全国加快推进，包括发票、财政票据、客票、银行回单等在内的会计凭证的电子化是未来发展的必然趋势。但由于缺少全国统一的电子会计资料归档的标准，使各单位不敢大胆使用电子发票等电子会计凭证，阻碍了电子会计凭证的实施。该标准的实施，将有关管理方法向全国公布，使各单位可以清晰地了解电子会计凭证的管理要求，大胆简便地接收电子会计凭证，从而将促进电子会计凭证的实施。
四是有利于会计成本的节约。该标准的实施将大大加快电子会计档案电子化单套制管理进程，使纸质会计档案大幅度减少，节约纸质会计档案传递、保管成本，从而大幅度节约会计成本、产生巨大的经济效益。经计算，一张纸质会计凭证从接收开始，经过报销、入账、归档，再到最后销毁，管理成本是1.6元。如果按中国石油天然气集团有限公司（以下简称“中石油”）一年3亿张电子凭证计算，一年可节省各项费用4.8亿元。
五是有利于提高会计工作效率和会计信息质量。会计凭证是基层单位进行核算的直接依据，也是档案管理的重要内容。该标准的制定和实施，对单位外部取得的电子会计凭证报销入账归档作出具体规范，减少纸质会计凭证的打印输出环节，有利于优化会计核算流程，从而提高会计工作效率。该标准的制定和实施，便于基层单位做好相关工作，提高会计信息质量，防堵风险漏洞。
六是有利于绿色发展。习近平新时代中国特色社会主义思想把绿色发展作为“五大发展理念”提出。该标准的制定和实施，推进了电子会计凭证电子化单套制管理，不再需要输出和打印纸质档案，可减少大量纸质消耗，实现绿色发展。以中石油为例，实施会计档案电子化单套制以来，按照会计档案电子化比例70％测算，集团公司每年可减少纸质会计档案输出3亿张，节约纸张1309吨，相当于少砍2.2万棵树，每年减少碳排放约112吨。
七是将有力地促进电子商务、电子政务的发展。电子政务、电子商务的发展需要电子会计凭证的管理。该标准的制定，将有助于推进电子商务、电子政务加快应用电子会计凭证，从而有力地促进电子商务、电子政务的发展，进而促进国家经济的发展。