【档案学习】档案页的“号”和“数”有什么不一样？
页号即页码，是按规律连续编写在档案纸张上的阿拉伯数字，以笔墨等形式固定呈现，直观可见。页数则指档案页的数量，分总页数与分页数两类，通常通过计算得出：用最后一页的页号减去第一页的页号，再加 1，即为总页数。
一、页号与页数有哪些不一样？ 在纸质档案管理中，页号与页数紧密关联却本质不同，二者的清晰界定直接影响档案整理、著录及数字化工作的准确性，具体区别与联系如下： （一）“标识”与“数量”的本质差异 页号（又称页码）：是对档案页面进行顺序标识的“符号载体”，通常以阿拉伯数字呈现，具有规律性、连续性特点。它是“可见、可固定”的实体标识——通过笔、墨等工具直接标注在档案页面上，用于明确每一页在档案整体中的位置，防止页面混乱或缺失。 页数：是对档案页面总量的“统计结果”，反映档案篇幅规模。根据档案保管单位不同，页数分为总页数和分页数。 以“件”为保管单位的档案，仅需统计“总页数”（即单份文件的全部页面数量）； 以“卷”为保管单位的档案，需同时统计“总页数”（整卷档案的全部页面数量）和“分页数”（卷内每份文件的独立页面数量），二者共同构成卷内档案的数量逻辑。 （二）从“可见标识”到“数量计算” 页号是计算页数的基础，二者存在明确数学关系，页数=最后一页页号-最前一页页号+1。例如，某文件首页页号为“3”、末页页号为“7”，则该文件页数为“7-3+1=5页”。 依据《归档文件整理规则》，以“件”为单位的归档文件，需在档号章右下角填写页数，因此可在实体档案上直接看到；而科技、会计、人事等专业档案，通常不在页面标注页数，仅在案卷封面、卷内目录或著录条目中体现。 二、页号的编制规范 页号编制需遵循“保护档案实体、确保顺序准确、符合行业规则”原则，根据保管单位（件/卷）不同，具体要求略有差异。 （一）以“件”为保管单位的档案 适用依据：《归档文件整理规则》《纸质档案数字化规范》 编号范围：以“件”为单位编独立流水号，即单份文件从首页到末页形成连续序号，不同文件页号不关联； 页面认定：仅对“有效内容的页面”编页（空白页不编），页号标注在文件正面右上角或背面左上角空白处，严禁压盖文字、印章等核心内容； 原有页码处理：若文件已成册且原有页码与拟编页码一致，可保留原页码；若存在增页、减页、页码重复等情况，需重新编完整页号，避免序号断层； 工具选择：为避免损坏档案原件或影响长期保存，优先用硬度较小的铅笔（如2B铅笔）编页，禁用钢笔、圆珠笔等可能渗透纸张的工具； 特殊情况登记：编页时若发现页面破损、缺页、污渍等问题，需同步在《档案整理登记簿》记录，明确问题位置及处理方式。 （二）以“卷”为保管单位的档案 适用依据：《文书档案案卷格式》《纸质档案数字化规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》 编号范围：以“卷”为单位编连续流水号，整卷档案从首页到末页序号不间断，卷内不同文件共用一套页号体系； 页面认定与标注位置：与“件”级档案一致（仅对有效内容页编页，标注在正面右上角/背面左上角），但部分专业档案（如科技档案中的图纸文件）若有明确整理规则，需按专项规则确定编页位置； 原有页码处理、工具选择、特殊情况登记：均与“件”级档案编页要求一致，确保跨保管单位编页标准统一。 三、页号与页数的著录及数字化扫描要求 依据《档案著录规则》，页号与页数同属“内容与结构”大项中的“载体形态”小项，是档案著录的核心要素；同时，二者也是数字化扫描质量校验的关键指标，具体要求如下： （一）著录规则 1.以“卷”为保管单位的档案著录 （1）文件级著录 页号：首件文件默认页号为“1”（必填项，仅允许阿拉伯数字，禁止填汉字或符号）；从第二件文件起，页号自动累加，计算公式为“次件页号=上件页号+上件页数”； 页数：首件文件页数字段默认为空（必填项，仅允许阿拉伯数字），需按实际统计结果填写。 （2）案卷级著录 需包含“总件数”“总页数”两个核心字段，填写方式有两种：一是手工录入统计结果；二是待卷内所有文件完成文件级著录后，由系统自动获取、比对、分析数据并生成，确保数据准确。 2.以“件”为保管单位的档案著录 仅需进行文件级著录，无需设置“页号”字段；“页数”为必填项（默认为空，仅允许阿拉伯数字），需按实际统计结果填写，确保单份文件页数信息完整。 （二）数字化扫描 档案数字化扫描后，需通过专业加工软件对“著录页数”与“实际扫描页数”进行比对分析，核心要求为：二者必须完全相等。若不相等，需立即排查原因——可能是著录时统计错误（如漏算、多算页面），也可能是扫描时漏扫、重扫等，需逐一核对修正，直至二者一致，确保数字化成果与实体档案页数匹配。
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